Enviar un correo electrónico a múltiples destinatarios sin ocultar las direcciones de los demás, de tal forma que cada destinatario puede obtener las direcciones de correo electrónico de aquellos y viceversa constituye una infracción grave de la ley de protección de datos. Si le denuncian ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), se expones a una sanción económica
Deber de secreto. Su empresa, incluyendo los empleados, está sujeta al deber de secreto en el tratamiento de datos personales y este deber se extiende a los direcciones de correo electrónico de tus clientes y proveedores. Con carácter general, la AEPD considera que se vulnera este deber cuando uno de los destinatarios del mensaje puede visualizar las direcciones de correo electrónico de los otros destinatarios, incluida la suya propia. Apunte: Si los destinatarios del mensaje están ligados con el remitente por relaciones de ámbito doméstico, laboral o profesional no se aplicará la ley de protección de datos y, por consiguiente, no habrá sanción. Atención: Fuera de estos casos, será necesario que recurra a una modalidad de envío que ofrecen todos los programas de correo electrónico disponibles en el mercado, la cual permite detallar las direcciones electrónicas de los destinatarios múltiples en un campo específico del encabezado del mensaje: el campo CCO (con copia oculta), en lugar del habitual CC.
Correos electrónicos de carácter comercial. Independientemente de las normas “anti-spam” que regulan el envío de correos electrónicos comerciales, el envío de mensajes por tal medio debe atender también las obligaciones recogidas en la normativa vigente de protección de datos, en particular en lo relativo a preservar la confidencialidad de los destinatarios de los mensajes cuando te sea exigible este deber de secreto, lo cual ocurrirá en la práctica totalidad de los casos, salvo que puedas ampararte en la precitada excepción de “uso doméstico, laboral o profesional” en el tratamiento de datos personales.
Importe de la sanción. Por tratarse de una infracción calificada como grave, la sanción podría ser de 40.000 a 300.000 euros. Sin embargo, la AEPD suele reducir el importe de la multa dentro del tramo de las infracciones leves, con multa de 900 a 40.000 euros, si aprecia que no concurren circunstancias agravantes en el envío del mensaje. Atención: Además, en supuestos en los que los datos de los destinatarios se han obtenido de forma lícita, el número de afectados no es superior a 1000 y el tipo de información que contiene el mensaje no es especialmente sensible, la AEPD ha llegado a imponer sanciones no superiores a los 3.000 euros.
Posible apercibimiento. Excepcionalmente, la AEPD podrá aplicar la figura del apercibimiento como medida alternativa a la sanción. Por ejemplo, cuando el error lo ha cometido un empleado de su empresa a pesar de haberle advertido previamente de la obligación del uso del campo CCO, mediante una circular o instrucción de ámbito interno que acredite la adopción de medidas adecuadas para evitar este tipo de infracciones, es posible que la AEPD únicamente le aperciba pero no le multe.
“Para evitar la imposición de sanciones ante un error involuntario asegúrese de difundir una circular interna entre los empleados advirtiéndoles de la prohibición de enviar correos electrónicos a múltiples destinatarios fuera de la organización sin copia oculta o CCO”
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